Ein skalierbarer RFQ-Prozess, der die Schnelligkeit KI-gestützter Dokumentenanalyse mit der erforderlichen Sicherheit, Vertraulichkeit und technischem Urteilsvermögen verbindet

Osbra ist ein familiengeführter Spezialist für hochwertige Kunststoffkomponenten mit Sitz in Bad Wörishofen. Mit über 45 Jahren Erfahrung als Tier-1-Zulieferer für die Automobilindustrie ist Osbra auf komplexe Kunststoffbauteile in kleinen bis mittleren Serien spezialisiert.

Als Full-Service-Partner deckt Osbra die gesamte Wertschöpfungskette von der Bauteilentwicklung und dem Werkzeugbau bis hin zur Serienfertigung und Logistik ab. Die Kundenanfragen und Spezifikationen, die Osbra erhält, sind entsprechend komplex und kombinieren oft technische Zeichnungen, OEM-Standards, Validierungsanforderungen, kommerzielle Annahmen und projektspezifische Vorgaben.

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Automobil-Anfragen (RFQs) enthalten oft hochsensible Informationen: OEM-spezifische Standards, Produktkonzepte im Frühstadium, technische Zeichnungen, Validierungsanforderungen, kommerzielle Annahmen, Lieferumfänge und Projektzeitpläne. Für Osbra müssen diese Informationen mit demselben Maß an Sorgfalt, Vertraulichkeit und Rückverfolgbarkeit behandelt werden wie alle anderen kundenseitig kontrollierten Projektdaten.

Gleichzeitig arbeitet jeder OEM mit eigenen Standards, Werksnormen, Spezifikationsformaten und Freigabeprozessen. Eine einzige Anfrage kann Dutzende oder sogar Hunderte von Dateien umfassen, von technischen Zeichnungen und Produktspezifikationen bis hin zu Excel-Tabellen, Prüfanforderungen und speziellen Kundenkonzepten.

Bevor Osbra antworten kann, muss das Team den gesamten Umfang verstehen, relevante Normen identifizieren, die technische Machbarkeit bewerten, Prüfkosten schätzen und potenzielle Risiken aufzeigen. Diese Prüfung erfordert erfahrene Mitarbeiter aus den Bereichen Vertrieb, Technik, Qualität, Einkauf und Projektmanagement.

Der Prozess war zeitaufwendig, da relevante Informationen über große Dokumentenpakete verteilt waren. Kritische Anforderungen konnten tief in Anhängen, Tabellen oder kundenspezifischen Standards verborgen sein. Wenn Subunternehmer involviert waren, stieg die Komplexität weiter: Der Umfang musste extrahiert, lieferantenrelevante Informationen aufbereitet und Kostenannahmen separat nachverfolgt werden – ohne dabei unnötig die vollständige Kundendokumentation weiterzugeben.

Osbra benötigte einen schnelleren und kontrollierteren Weg zur Bewertung von Anfragen, um die in der Automobilzulieferbranche erwartete Vertraulichkeit, Sicherheit und Sorgfalt zu wahren.

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Die Lösung

Gemeinsam mit Atira führte Osbra einen KI-gestützten RFQ-Bewertungsprozess ein, der für die sichere und von Osbra kontrollierte Verarbeitung von Kundenanforderungen konzipiert ist.
Eingehende RFQ-Dokumente werden innerhalb eines strukturierten internen Workflows analysiert. Spezielle Atira-Agenten unterstützen bei gezielten Bewertungsschritten: Identifizierung relevanter Normen, Extraktion von Prüfanforderungen, Vorbereitung von Kosteneingaben, Vorausfüllen von Produktspezifikationsblättern, Markierung von Risiken und Erstellung strukturierter Übergabematerialien für interne Experten.
Der Prozess hilft Osbra dabei, komplexe RFQ-Pakete in handlungsrelevante interne Arbeitsdokumente zu verwandeln – ohne dabei eine fachliche Einschätzung zu ersetzen. Die Mitarbeiter behalten die Kontrolle über die abschließende Bewertung, die Kundenkommunikation und die Entscheidung über die Angebotsabgabe.

Sichere Verarbeitung für hochsensible Anforderungen in der Automobilindustrie

Datensicherheit, Kundenvertraulichkeit und die Unabhängigkeit von US-KI-Plattformen stehen im Mittelpunkt des Setups.
Atira dient als interne Verarbeitungsebene, die den RFQ-Bewertungsprozess von Osbra unterstützt. In diesem kontrollierten Ablauf werden Kundenanforderungen extrahiert, klassifiziert und referenziert, damit sie von den zuständigen Osbra-Experten geprüft werden können. Ziel ist es, komplexe RFQ-Pakete in strukturierte interne Arbeitsdokumente zu überführen – mit klarer Rückverfolgbarkeit zu den ursprünglichen Kundenunterlagen.
Der Zugriff auf sensible Informationen wird durch die interne Workflow- und Berechtigungslogik von Osbra gesteuert. Die Atira-Agenten unterstützen die Erstellung strukturierter Arbeitsdokumente, während die Experten von Osbra weiterhin für die Validierung, die Kundenkommunikation und die endgültigen Entscheidungen verantwortlich bleiben.
Wenn Subunternehmer oder Lieferanten einbezogen werden müssen, hilft Atira bei der Erstellung gezielter Übergabe-Auszüge, sodass nur der relevante Leistungsumfang geteilt wird – nicht das vollständige Kundendokumentenpaket. Dies reduziert die unnötige Offenlegung von Daten und verbessert gleichzeitig die Klarheit für alle Beteiligten.
Auf diese Weise kann Osbra die RFQ-Bewertung beschleunigen und gleichzeitig die Erwartungen der Automobilkunden hinsichtlich Vertraulichkeit, Rückverfolgbarkeit und Sicherheit erfüllen.

Normen und Standards frühzeitig identifiziert

Atira scannt das RFQ-Paket und identifiziert erforderliche Normen und Standards zusammen mit dem genauen Verweis in den Ausschreibungsunterlagen. OEM-spezifische Werksnormen werden ebenso erfasst wie internationale Normen und projektspezifische Anforderungen.
Anstatt nur eine einfache Liste von Normnummern zu erhalten, bekommt Osbra strukturierten Kontext: wo die Norm auftaucht, worauf sie sich bezieht und ob sie Auswirkungen auf Tests, Machbarkeit, Qualität oder kommerzielle Annahmen hat.
Dies hilft dem Team, Anforderungen früher zu bewerten und das Risiko zu verringern, wichtige kundenspezifische Verpflichtungen zu übersehen.

Testkostenschätzung aus RFQ-Anforderungen

Automobil-RFQs enthalten oft umfangreiche Validierungs- und Testanforderungen, die sich jeweils auf Projektkosten und Machbarkeit auswirken können.
Atira extrahiert diese Anforderungen aus dem RFQ, vergleicht sie mit der internen Testkostenlogik von Osbra und erstellt eine erste Übersicht, welche internen oder externen Tests erforderlich sein könnten.
Dies gibt dem kaufmännischen Team eine frühere Kosteneinschätzung, bevor die detaillierte Angebotsarbeit beginnt, und hilft, späte Überraschungen im Angebotsprozess zu vermeiden.

Vom RFQ zum internen Steuerungsmaterial

Atira unterstützt Osbra bei der Erstellung interner Steuerungsmaterialien auf Basis der strukturierten RFQ-Analyse.
Für jede neue Anfrage kann das System Vertriebs- und Projektvorlagen mit den wichtigsten kommerziellen, regulatorischen und technischen Punkten des Projekts vorausfüllen. Dies bietet dem Team eine solide Ausgangsbasis für interne Steuerungsmeetings.
Anstatt Zeit mit dem manuellen Zusammenstellen von Folien und dem Kopieren von Informationen aus Dokumenten zu verbringen, kann sich das Team auf die Diskussion von Machbarkeit, Risiken, Annahmen und der richtigen Kundenantwort konzentrieren.

Schnellere Bid/No-Bid-Entscheidungen

Für jedes eingehende RFQ hilft Atira dabei, ein anpassbares Produktspezifikationsblatt mit den Rahmenbedingungen vorauszufüllen, die ein Vertriebsingenieur für eine erste Einschätzung benötigt, wie z. B. Prozesstyp, Bauteileigenschaften, Farbanforderungen, Dickenbereiche und andere machbarkeitsrelevante Parameter.
Das System hebt zudem Warnsignale und Anforderungen hervor, die auf Basis interner Standards oder früherer Projekterfahrungen möglicherweise einer Klärung bedürfen.
Dies ermöglicht es Osbra, deutlich schneller zu einer ersten Bid/No-Bid-Einschätzung zu gelangen – bevor erhebliche Ressourcen in ein Projekt investiert werden, das technisch oder kommerziell möglicherweise nicht attraktiv ist.

Strukturierte Übergabe an Experten und Lieferanten

Nach der ersten Prüfung der Angebotsanfrage erstellen Atira-Agenten strukturierte Auszüge für die Personen, die für bestimmte Teile der Anfrage zuständig sind.
Interne Experten erhalten die für ihren Fachbereich relevanten Anforderungen, wie z. B. Montageumfang, Vorrichtungen, Werkzeugüberlegungen, Tests, Qualität oder Logistik. Wo Subunternehmer involviert sind, kann Osbra gezielte Teilumfänge erstellen, anstatt vollständige Kundendokumentenpakete weiterzuleiten.
Dies verbessert die Koordination, reduziert den unnötigen Datenaustausch und bietet jedem Beteiligten eine klarere Grundlage für seinen Beitrag.

Ergebnis

Mit Atira kann Osbra komplexe Automobil-Angebotsanfragen schneller, konsistenter und mit besserer Kontrolle über sensible Kundeninformationen bewerten. Der KI-gestützte Prozess hilft dabei, Normen, Testanforderungen, Machbarkeitsrisiken, Kostentreiber und Lieferantenumfänge früher im Lebenszyklus der Angebotsanfrage zu identifizieren. Gleichzeitig behält Osbra die Kontrolle über die Datenverarbeitung, die Expertenvalidierung, die Kundenkommunikation und die endgültige Entscheidungsfindung.
Für Osbra schafft Atira einen skalierbareren Prozess für Angebotsanfragen, einen, der die Geschwindigkeit KI-gestützter Dokumentenanalyse mit der Sicherheit, Vertraulichkeit und dem technischen Urteilsvermögen verbindet, die in Beziehungen zu Automobilzulieferern erforderlich sind.

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