95 Stunden Engineering-Zeit pro Anfrage zurückgewonnen.

Die ROBEL Bahnbaumaschinen GmbH ist ein internationaler Spezialist für Gleisbau- und Instandhaltungstechnik. Mit Sitz im bayerischen Freilassing entwickelt das Unternehmen Maschinen, Systeme und Dienstleistungen für eine sichere, effiziente und nachhaltige Bahninfrastruktur weltweit.

Das 1901 gegründete Unternehmen ROBEL verbindet führende Ingenieurskunst mit praxisorientierten, kundenfokussierten Lösungen. Das Portfolio umfasst handgeführte Maschinen, Werkzeuge, Gleisfahrzeuge, mobile Instandhaltungssysteme und spezialisierte Bahnanwendungen, die von Bauunternehmen in über 70 Ländern eingesetzt werden.

Das Angebot von ROBEL reicht von robuster Ausrüstung für den täglichen Gleisbau bis hin zu maßgeschneiderten Fahrzeugen und Systemlösungen für komplexe Instandhaltungsaufgaben. Die Maschinen und Werkzeuge decken alle wesentlichen Gleisinstandhaltungsarbeiten ab – vom Bohren, Trennen und Schleifen bis hin zum Schrauben, Spannen und Stopfen sowie Transportaufgaben. Dabei unterstützen akkubetriebene und emissionsarme Technologien ein sichereres, ergonomischeres und umweltfreundlicheres Arbeiten am Gleis.

Im Bereich Systeme und Fahrzeuge bietet ROBEL schienengebundene Maschinen, Arbeitsfahrzeuge, mobile Instandhaltungssysteme, Schienenhandhabungslösungen, Gleisfahrzeuge und Anhänger für den Einsatz auf Haupt-, Nahverkehrs-, Tunnel- und Hochgeschwindigkeitsstrecken. Diese Lösungen sind darauf ausgelegt, Produktivität, Arbeitssicherheit, Umweltbilanz und Lebenszykluseffizienz zu steigern.

Als Teil der ROBEL Gruppe profitiert das Unternehmen von spezialisierten Geschäftsbereichen und Partnern, die Maschinenbau, Automatisierung, Messtechnik, Schienenbearbeitung und Lifecycle-Services zu integrierten Lösungen für die Bahninfrastruktur bündeln.

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Wenn ein Bahnbetreiber eine Ausschreibung für Instandhaltungsausrüstung veröffentlicht, können die Unterlagen Hunderte von Seiten umfassen und technische Anforderungen, Sicherheitszertifizierungen, Vibrationsgrenzwerte, Umweltkriterien sowie die Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur abdecken.

Zu bestimmen, was ROBEL anbieten kann, wo Anpassungen erforderlich sind und wie der Input verschiedener interner Stakeholder vor der Beantwortung des Kunden-Dokuments abgestimmt werden muss, dauerte früher Wochen oder sogar Monate und basierte maßgeblich auf Excel.

Der Angebotsprozess involvierte mehr als 18 Fachabteilungen, die oft dieselben Fragen wiederholt beantworten mussten, da es kein zentrales Bezugssystem gab. Fremdsprachige Ausschreibungen mussten manuell übersetzt werden, bevor die technische Arbeit beginnen konnte, und jeder ROBEL-Mitarbeiter verbrachte wertvolle Zeit damit, den vollen Umfang jeder neuen Ausschreibung zu erfassen. Zudem wurden mehrere interne Arbeitsabläufe manuell abgewickelt, darunter der Abgleich von Normen, die Vorbereitung von Anfragen an Unterlieferanten, die Erstellung technischer Dokumentationen und mehr.

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Die Lösung

Mit Atira spart ROBEL 95 Stunden Vertriebs- und Engineering-Zeit pro Anfrage, identifiziert proaktiv versteckte Risiken und verbessert die Qualität der Anforderungsprüfung.

Abweichungsliste / Risikohinweise

Atira annotiert die gesamte Ausschreibung Zeile für Zeile und markiert bereits am ersten Tag Abweichungen, Risiken und offene Fragen. Was früher ein mühsamer Start bei Hunderten von Seiten war, beginnt nun damit, dass ein Agent bereits die erste Strukturierung, Kommentierung inklusive einer KI-Begründung und Zuweisung an die Stakeholder vorgenommen hat.

Parallele Abteilungsprüfung

18 Fachabteilungen prüfen und verfeinern die kommentierte Ausschreibungsversion gleichzeitig, wobei jede Abteilung nur die für sie relevanten Informationen sowie die von einem Atira-Agenten erstellten Erkenntnisse und Entwürfe sieht. Alle haben Zugriff auf den Atira Assistant, der sämtliche Details der Ausschreibung mit internen Spezifikationen und historischen Antworten zusammenführt.

Abgleich der Normenkonformität

Bahnausschreibungen verweisen auf Dutzende von Normen, ohne diese explizit aufzuführen. Atira gleicht jede referenzierte Norm automatisch mit den tatsächlichen Anforderungen ab und prüft länderspezifische Vorschriften. Eine strukturierte Konformitätsbewertung dauert nun Stunden statt wochenlanger manueller Recherche.

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Anfragen an Unterlieferanten

ROBEL muss häufig Unterlieferanten kontaktieren, um Stellungnahmen oder Angebote zu Teilaspekten der Ausschreibung einzuholen. Ein dedizierter Atira-Agent identifiziert nun die relevanten technischen und kommerziellen Inhalte, strukturiert die Anforderungen und erstellt einen ersten Entwurf für die Anfrage an den Unterlieferanten.

Automatisierte Erstentwürfe von Angebotsdokumenten

Mit Atira können benötigte Angebotsdokumente mit einem Klick identifiziert werden, während speziell konfigurierte Agenten automatisch erste Entwürfe erstellen. ROBEL nutzt vorkonfigurierte Agenten, um effizient erste technische Zusammenfassungen und Testplan-Entwürfe zu erstellen.

ROBEL Prozess-Orchestrierung

Mit Atira hat ROBEL ein durchgängiges Eingangssystem etabliert, das ihr marktführendes Know-how durch KI-Effizienz ergänzt – unterstützt durch über 20 intern entwickelte Atira-Agenten, die in den Prozess der Angebotsbearbeitung integriert sind.