Kundenanfragen, die früher Wochen in Anspruch nahmen, können jetzt 80% schneller bearbeitet werden

Theegarten-Pactec ist ein führender Spezialist für Verpackungsmaschinen in der Süßwaren- und Lebensmittelindustrie. Die Maschinen werden von globalen Konsumgüterunternehmen mit anspruchsvollen Produktionsumgebungen, strengen Qualitätsanforderungen und sehr spezifischen technischen Standards eingesetzt.

Jedes Kundenprojekt beginnt mit detaillierten Anforderungen, oft in Form von URS-Dokumenten, Spezifikationen, technischen Fragebögen oder kundenspezifischen Standards. Diese Dokumente legen fest, wie eine Maschine konfiguriert, dokumentiert, validiert und geliefert werden muss.

Die Kunden von Theegarten-Pactec stellen oft umfangreiche technische Spezifikationen zur Verfügung, die regelmäßig aktualisiert werden. Große Kunden senden möglicherweise lange URS-Pakete, technische Dokumente und Anforderungslisten, die mit hoher Präzision geprüft werden müssen, bevor das Unternehmen antworten kann.

Dies stellte das technische Vertriebsteam vor eine große Herausforderung. Jede Anfrage musste gelesen, klassifiziert, kommentiert und in das interne Arbeitsformat von Theegarten-Pactec übersetzt werden. Relevante Anforderungen mussten dann an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden, wie z. B. Maschinenbau, Elektrotechnik, Automatisierung, Dokumentation oder Projektabwicklung.

Der Prozess war stark von erfahrenen Mitarbeitern abhängig. Diese Experten verfügten über jahrelanges Produktwissen, Kundenhistorie, Normeninterpretation und praktische Projekterfahrung. Das machte den technischen Vertrieb zu einem Wettbewerbsvorteil, schuf aber auch Wissenssilos.

Wenn Anforderungen übersehen wurden, aktualisierte Standards nicht beachtet wurden oder Warnsignale zu spät erkannt wurden, konnten die Auswirkungen erheblich sein: längere Antwortzeiten, vermeidbare Klärungsschleifen, Margenrisiko und zusätzliche Ingenieurarbeit später im Projekt.

Die Lösung

Zusammen mit Atira führte Theegarten-Pactec einen KI-gestützten Prozess zur Bearbeitung von Kundenanforderungen ein, beginnend mit der automatisierten URS-Kommentierung.

Die Atira-Agenten lesen eingehende Kundendokumente – ob PDF, Word, Excel, gescannte Dateien, technische Fragebögen oder E-Mails – und übersetzen sie in das interne Arbeitsformat von Theegarten-Pactec. Sie extrahieren relevante technische und kommerzielle Anforderungen, klassifizieren sie, kommentieren sie und verweisen auf den zugrunde liegenden Kontext.

Das System baut auf historischen URS-Dokumenten, Theegarten-Pactec-Standards, Wissen über Komponenten und Abteilungsfeedback auf. Anstatt jede Überprüfung von Grund auf neu zu beginnen, erhalten Teams einen strukturierten, KI-gestützten Entwurf, der hervorhebt, was für jede Abteilung wichtig ist.

Dies verwandelt Kundenspezifikationen in eine wiederverwendbare Wissensbasis und schafft die Grundlage für eine schnellere, konsistentere technische Vertriebsarbeit.

Automatisierte URS- und Spezifikationskommentierung

Atira verarbeitet Lastenhefte und technische Spezifikationen automatisch, unabhängig vom Eingabeformat. Der Agent identifiziert einzelne Anforderungen, ordnet sie dem internen Format von Theegarten-Pactec zu und erstellt erste Kommentare basierend auf internen Wissensquellen, Komponentendetails, vergangener Projekthistorie und Unternehmensstandards.

Dies gibt technischen Vertriebsteams einen strukturierten Ausgangspunkt für die Überprüfung. Anstatt lange Kundendokumente manuell zu durchsuchen, können sich Mitarbeiter auf die Validierung KI-gestützter Empfehlungen, das Klären von Ausnahmefällen und das Vorbereiten einer qualitativ hochwertigen Kundenantwort konzentrieren.

Abteilungszuordnung und Wissenserfassung

Kundenanforderungen werden an die relevanten Abteilungen weitergeleitet, wie Mechanik, Elektrotechnik, Automatisierung, Dokumentation oder Projektmanagement.

Jede Abteilung erhält die für ihren Bereich relevanten Anforderungen, während alle Kommentare, Entscheidungen und projektspezifischen Kenntnisse in einer zentralen Datenbank gespeichert bleiben. Dies erleichtert das Auffinden von Informationen in späteren Projektphasen und stellt sicher, dass Wissen nicht in einzelnen Postfächern, Tabellenkalkulationen oder Erinnerungen gefangen bleibt.

Im Laufe der Zeit stärkt jede bearbeitete Kundenanfrage das institutionelle Wissen des Unternehmens.

KI als Empfehlungssystem

Atira ersetzt nicht das Urteilsvermögen von Experten, sondern fungiert als Empfehlungsebene für technische Vertriebs-Teams.

Wenn beispielsweise eine Kundenanforderung einen Geräuschemissionsgrenzwert festlegt, kann das System diese Anforderung mit Maschinendokumentationen, bekannten Leistungswerten und bestehenden Normen vergleichen. Es schlägt dann vor, ob die Anforderung erfüllt, nicht erfüllt oder klärungsbedürftig ist – mit Begründung und Quellenangaben.

Die endgültige Entscheidung verbleibt bei den Experten von Theegarten-Pactec, aber die KI trägt dazu bei, dass kritische Warnsignale, Abweichungen und Optimierungsmöglichkeiten früher erkannt werden.

URS-Kommentierung als Grundlage für weitere Anwendungsfälle

Der URS-Kommentierungsprozess schuf eine gemeinsame Datengrundlage für weitere KI-gestützte Anwendungsfälle.

Dasselbe strukturierte Wissen kann Vergleiche zwischen internationalen Normen, zum Beispiel US- und EU-Standards, unterstützen und dabei helfen, Kundenanforderungen mit CE-Erklärungen oder Maschinenrichtlinien abzugleichen. Es kann auch Entwürfe von Maschinendokumentationen, standardisierte Spezifikationen und die langfristige Wiederverwendung von Projektwissen im Engineering und bei der Auftragsabwicklung unterstützen.

Ergebnis

Mit Atira wandelt Theegarten-Pactec den technischen Vertrieb von einem linearen, manuellen Prozess in ein systematisches und wachsendes Wissensgut um.

Komplexe Kundenanfragen, die zuvor Wochen der Expertenprüfung erforderten, können jetzt 80 % schneller bearbeitet werden, da KI-gestützte Kommentare, Anforderungsklassifizierung, Quellenangaben und die Weiterleitung an die entsprechende Abteilung frühzeitig im Prozess verfügbar sind.

Das Ergebnis sind schnellere Reaktionszeiten, konsistentere Kundenkommunikation, ein geringeres Risiko, Warnsignale zu übersehen, und eine bessere Bewahrung des internen Know-hows.

Für Theegarten-Pactec wird KI zu einem Multiplikator technischer Expertise: Sie hilft erfahrenen Mitarbeitern, sich auf die wertvollsten Entscheidungen zu konzentrieren, und macht gleichzeitig ihr Wissen über Projekte, Abteilungen und zukünftige Kundenanfragen hinweg verfügbar.