Nichts bleibt unbemerkt: Wie AGO Tausende von Anforderungen prüft, ohne eine einzige zu übersehen
Die AGO GmbH Energie + Anlagen, ein Tochterunternehmen der RheinEnergie, ist ein Anlagenbauunternehmen, das auf die Planung und Errichtung hocheffizienter Energieversorgungssysteme spezialisiert ist. Dazu gehören Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen (KWK), industrielle Großwärmepumpen, Absorptionskältemaschinen und Biomasseheizwerke sowie Lüftungs- und Klimatechnik. Mit AGO Caldora unterhält das Unternehmen einen eigenen Geschäftsbereich für die Fertigung von Hochtemperatur-Großwärmepumpen.
Das 1980 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Kulmbach plant, konstruiert, baut und wartet Energieanlagen für Industrie- und Kommunalkunden – von Molkereien und Brauereien bis hin zu Versorgungsunternehmen und Fernwärmebetreibern.
Die Systeme von AGO sind keine Produkte von der Stange. Jedes Projekt ist eine komplexe, individuell entwickelte Lösung, die herstellerunabhängig auf die spezifischen Prozesse, den Energiebedarf, die Standortbedingungen und die wirtschaftlichen Ziele des jeweiligen Kunden zugeschnitten ist. Daher gleicht keine Kundenanfrage der anderen; jede muss individuell konfiguriert, dimensioniert und kalkuliert werden, bevor AGO entscheiden kann, wie das Angebot aussehen soll.
Die Ausschreibungen, auf die AGO reagiert, sind entsprechend umfangreich. Eine einzige öffentliche Ausschreibung kann als komplettes Dokumentenpaket mit Tausenden von Einzelanforderungen eintreffen, die sich über Spezifikationen, Pläne, Vertragsbedingungen und Normenwerke erstrecken. Um diese korrekt zu interpretieren, ist fundiertes Wissen über das Technologieportfolio, die Machbarkeitsgrenzen, regulatorische Anforderungen und kaufmännische Standards von AGO erforderlich – Wissen, das auf Abteilungen wie Verfahrenstechnik, EMSR, Konstruktion, Service und kaufmännische Teams verteilt ist. Die manuelle Bearbeitung dieser Pakete in Excel und PDF bedeutete einen erheblichen Sortier- und Koordinationsaufwand. Zudem bestand das Risiko, dass kritische Abweichungen, Mehrkosten oder nicht umsetzbare Anforderungen zu spät erkannt oder ganz übersehen wurden, was direkte Auswirkungen auf die Margen und die Qualität der Angebote hatte.
Die Lösung
AGO nutzt Atira für den gesamten Ausschreibungsprozess – vom Eingang der Anfrage bis zum Angebot. Komplette Ausschreibungsunterlagen werden beim Eingang in Atira übertragen, wobei die Ordnerstrukturen erhalten bleiben und die Bearbeitung vollständig in der geschlossenen, sicheren Umgebung von Atira erfolgt. Alle Dokumente und Daten bleiben innerhalb des Systems vertraulich. Dort extrahiert und strukturiert Atira automatisch jede einzelne Anforderung nach Fachbereich und leitet sie an die zuständige Abteilung weiter – von der Verfahrenstechnik und EMSR bis hin zu den kaufmännischen und Service-Teams. So sehen die Spezialisten nur das, was für sie relevant ist. Für jede Anforderung schlägt Atira einen Lösungsvorschlag sowie einen Konfidenzwert vor, sodass Ingenieure nicht bei null anfangen müssen, sondern auf Basis eines qualifizierten Entwurfs arbeiten. Abweichungen vom AGO-Standard sowie Anforderungen, die Mehrkosten verursachen, werden direkt im Tool markiert und kommentiert. Strukturierte Abweichungslisten und Excel-Exporte fließen anschließend direkt in den Kalkulationsprozess von AGO ein.
Nichts bleibt unbemerkt
Die zentrale Anforderung von AGO war Vollständigkeit: Bei Ausschreibungen mit tausenden Anforderungen kann eine einzige übersehene Klausel zu einer teuren Verpflichtung werden. Atira behandelt jeden Satz der Ausschreibung als potenzielle Anforderung und bewertet ihn – auch Nebenklauseln, die früher möglicherweise überlesen worden wären. Anstatt Dokumente unter Zeitdruck oberflächlich zu bearbeiten, arbeitet das Team nun mit einer strukturierten, priorisierten Liste, in der kritische Punkte frühzeitig hervorgehoben werden und jeder offene Punkt transparent ist.
Von tausenden Anforderungen zu einem fokussierten Arbeitspensum
Durch die Vorsortierung von Atira kann AGO die Überarbeitung von Ausschreibungen auf die wesentlichen Aspekte reduzieren. Vertriebs- und Angebotsteams lösen den Großteil der Aufgaben mithilfe der Atira-Vorschläge und des bei AGO vorhandenen Wissens selbst. Nur die wirklich komplexen Fälle werden an die Fachingenieure eskaliert, wodurch knappe Expertenkapazitäten gezielt für die entscheidenden Aspekte des Angebots eingesetzt werden.
Expertenwissen, das im Unternehmen bleibt
Abgeschlossene Projekte werden in Atira als historisch markiert und bilden eine wachsende Referenzbasis: Kommentare, Klärungen und frühere Bewertungen fließen in die Vorschläge für jede neue Ausschreibung ein. Wiederkehrende Fragen – etwa ob eine bestimmte Norm erfüllt werden kann oder wie eine Abweichung in einem früheren Projekt gehandhabt wurde – müssen nicht mehr jedes Mal neu beantwortet werden. Wissen, das früher in den Köpfen einzelner Ingenieure oder in verstreuten Excel-Dateien steckte, wird nun Teil des institutionellen Gedächtnisses von AGO und verbessert jede zukünftige Prognose sowie jeden Angebotsentwurf.
Ein gemeinsamer Prozess über alle Abteilungen hinweg
Jede Ausschreibung folgt demselben strukturierten Ablauf: Upload, Extraktion, Klassifizierung, Abteilungszuweisung, Expertenprüfung, Abweichungsliste, Kalkulationseingabe. Anforderungen werden Abteilungen und Verantwortlichen zugewiesen, Fortschritte und offene Fragen sind für das gesamte Team sichtbar, und kostenrelevante Punkte werden zentral markiert und bepreist. Was früher ein fragmentierter Koordinationsaufwand über Excel-Listen und E-Mail-Verläufe war, entwickelt sich zu einem gemeinsamen Arbeitsmodell zwischen der kaufmännischen und der technischen Organisation von AGO.
