80 % Zeitersparnis durch Dezentralisierung der RFQ-Prozesse auf 70+ Nutzer

Die CHIRON Group ist einer der weltweit führenden Anbieter von CNC-Vertikalfräszentren, Fräs-Dreh-Bearbeitungszentren, Automatisierungslösungen und schlüsselfertigen Fertigungssystemen. Das 1921 gegründete Unternehmen bedient weltweit Hersteller in den Bereichen Automobil, Luft- und Raumfahrt, Verteidigung, Robotik, Medizintechnik, Präzisionstechnik und Luxusgüter.

Die Kunden des Unternehmens agieren oft in anspruchsvollen und regulierten Umgebungen, in denen jede Fertigungslösung strenge Anforderungen an Präzision, Zuverlässigkeit, Produktivität, Compliance und Prozessstabilität erfüllen muss. Daher erfordert jede Kundenanfrage eine präzise Übertragung der technischen Anforderungen in die passende CHIRON-Lösung.

CHIRON erhält Kundenanfragen in unterschiedlichsten Formaten, Längen und technischen Detaillierungsgraden. Einige RFQs kommen als strukturierte Spezifikationen, andere als komplexe Problembeschreibungen, E-Mails, Zeichnungen oder gemischte Dokumentenpakete. Jede Anfrage muss exakt interpretiert werden, bevor CHIRON entscheiden kann, wie sie beantwortet wird und welche Lösung vorgeschlagen werden soll.

Das zur Beantwortung einer Angebotsanfrage erforderliche Fachwissen war auf mehr als zehn Abteilungen und zahlreiche erfahrene Mitarbeiter verteilt. Die Beschaffung der richtigen Informationen bedeutete die Suche in SharePoint, E-Mail-Verläufen, internen Dokumenten, Direktnachrichten, Telefonaten und informellen Gesprächen. Das führte zu einem erheblichen Koordinationsaufwand und verlangsamte die Angebotsabgabe.

Gleichzeitig mussten Kundenanforderungen oft in den internen Konfigurator und die Lösungslogik von CHIRON übertragen werden. Dieser Schritt erforderte tiefgreifendes Wissen über das Produktportfolio von CHIRON, Machbarkeitsgrenzen, kundenspezifische Anforderungen, kommerzielle Standards und technische Einschränkungen.

Wenn kritische Anforderungen, Abweichungen oder nicht umsetzbare Anfragen erst spät erkannt wurden, konnten die Auswirkungen oft erheblich sein: verzögerte Kundenkommunikation, zusätzliche Konstruktionsschleifen, Margenrisiken und weniger Zeit für eine strategische Angebotsgestaltung.

Die Lösung

Als einer der ersten Designpartner von Atira half CHIRON dabei, die Plattform gezielt auf die Bedürfnisse des komplexen technischen Vertriebs zuzuschneiden.

Heute nutzt CHIRON Atira, um einen optimierten kommerziellen Angebotsprozess von der eingehenden Anfrage bis zum fertigen Angebot abzuwickeln. Atira extrahiert Kundenanforderungen, identifiziert Warnsignale, gleicht Anfragen mit den internen Standards von CHIRON ab, unterstützt bei Abweichungslisten und hilft dabei, Kundeneingaben in strukturierte Informationen für den Angebotsprozess zu übersetzen.

Anstatt dass jedes Team auf Basis verstreuter Dokumente und individuellen Wissens arbeitet, bietet Atira einen einheitlichen Prozess und einen strukturierten Arbeitsbereich für jede eingehende Anfrage.

Mit Atira erfasst CHIRON jahrzehntelanges Expertenwissen als wiederverwendbaren, strukturierten Input. Das hilft den Teams, die Angebotsbearbeitungszeiten um bis zu 80 % zu reduzieren, während sich die Ingenieure auf die technisch wertvollsten Entscheidungen konzentrieren können.

Expertenwissen, das im Unternehmen bleibt

Atira unterstützt CHIRON dabei, Expertenwissen direkt über den Workflow zu erfassen. Spezialisten können Eingaben über die Plattform oder Integrationen wie einen Microsoft Teams Bot tätigen, der proaktiv den richtigen Experten kontaktiert, wenn Klärungsbedarf besteht.

Einmal erfasst, wird dieses Wissen wiederverwendbar. Wiederkehrende Fragen – etwa ob eine bestimmte Norm erfüllt ist, wie eine Anforderung zu interpretieren ist oder welche Standardantwort zutrifft – müssen nicht mehr jedes Mal von Grund auf neu beantwortet werden.

Wissen, das zuvor in den Köpfen einzelner Mitarbeiter steckte, wird nun Teil des institutionellen Gedächtnisses von CHIRON und verbessert jede zukünftige Prognose, Empfehlung und jeden Entwurf einer Antwort.

Bis zu 80% schnellere Bearbeitung von der Anfrage zum Angebot

CHIRON war als früher Designpartner eng an der Gestaltung von Atira beteiligt. Heute arbeiten mehr als 70 Nutzer mit der Plattform, um eingehende Kundenanfragen schneller und konsistenter zu bearbeiten.

Durch die Automatisierung der Anforderungsextraktion, die Weiterleitung von Expertenfragen, das Aufzeigen von Warnsignalen und die Erstellung strukturierter Ausgaben reduziert Atira den Zeitaufwand für die Beschaffung und Konsolidierung von Informationen. Ingenieure können sich auf komplexe technische Beurteilungen konzentrieren, während Vertriebs- und Angebotsteams in einem Bruchteil der Zeit von der Kundenanfrage zum Angebot gelangen.

Ein gemeinsamer Prozess für jede Anfrage

Der durchgängige kommerzielle Antwortprozess läuft nun über Atira.

Wenn eine Angebotsanfrage (RFQ) eingeht, extrahiert Atira Anforderungen, identifiziert potenzielle Warnsignale, erstellt Abweichungslisten, unterstützt Klärungsschleifen mit dem Kunden, erfasst Kommentare und führt den Prozess bis zur Angebotserstellung. Jede Anfrage folgt dem gleichen strukturierten Pfad, was dem gesamten Team Transparenz über Status, Verantwortlichkeiten, offene Fragen und nächste Schritte verschafft.

Das verwandelt die Bearbeitung von Angebotsanfragen von einem fragmentierten Koordinationsaufwand in ein gemeinsames Betriebsmodell für die gesamte kommerzielle und technische Organisation.

Agenten, die jede Angebotsanfrage nach dem CHIRON-Standard prüfen

Atira-Agenten prüfen jede eingehende Angebotsanfrage aus verschiedenen Blickwinkeln und liefern spezifische Ergebnisse, die von jedem Mitarbeiter vorgegeben und eingerichtet werden können.

Zum Beispiel prüft ein Agent, ob die vom Kunden geforderten kommerziellen Bedingungen mit den CHIRON-Standards übereinstimmen und erstellt einen Bericht in einem benutzerdefinierten Format. Andere prüfen Normen, erstellen Checklisten, Konfigurator-Eingaben oder andere projektspezifische Verpflichtungen.

Abweichungen, deren Identifizierung zuvor Stunden dauerte oder die ganz übersehen werden konnten, werden nun frühzeitig im Prozess aufgedeckt. Das hilft CHIRON, schneller zu reagieren, Margen zu schützen, Risiken zu reduzieren und Kundengespräche mit einem klaren Verständnis darüber zu führen, wo die Anfrage in die Standardlösungslogik des Unternehmens passt.